Historie sukcesu wdrożenia Uspacy w firmach naszych klientów: Agencja Rozwoju Przemysłu "Made in Ukraine"

Agencja Rozwoju Przemysłu "Made in Ukraine" wybrała Uspacy jako wewnętrzną platformę do wspierania procesów Narodowego Programu Cashback. Postanowiliśmy dowiedzieć się, co dokładnie umożliwiło udane wdrożenie naszego produktu w projekcie rządowym.

Uspacy w organizacjach rządowych

Takie podejście pozwala na wsparcie i zaangażowanie kluczowych osób w proces wdrożenia, co czyni pracę systematyczną. Jednocześnie pojawia się potrzeba zanurzenia się w świat zarządzania projektami, z jego mapami drogowymi, backlogami, priorytetyzacją, planowaniem, statusami, terminami, KPI i OKR, oraz innymi aspektami.

Gdy w Ministerstwie Gospodarki Ukrainy rozpoczęto proces tworzenia spółki akcyjnej odpowiedzialnej za realizację kompleksowej polityki państwowej "Made in Ukraine", natychmiast pojawiło się zapotrzebowanie na systematyczne procesy.

Zespół projektowy przeanalizował dostępne na rynku rozwiązania, od prostych tablic kanban po zaawansowane systemy zarządzania projektami. Stało się jasne, że potrzebny jest prosty, funkcjonalny system. Złożone możliwości zaawansowanych rozwiązań mogą być bez wątpienia przydatne dla dużych korporacji. Jednak dla dynamicznych zespołów kluczowe jest utrzymanie równowagi między możliwościami produktu, szybkością wprowadzania zmian a elastycznością.

"Made in Ukraine" to kompleksowa polityka państwowa mająca na celu wspieranie ukraińskich producentów i wzmacnianie gospodarki kraju. Dlatego skoncentrowano się na ukraińskich rozwiązaniach, które miałyby służyć jako platforma do organizacji wewnętrznych procesów projektu. Decyzja została podjęta szybko, a zespół "Made in Ukraine" wybrał Uspacy.

"Rozwijamy produkt, który odpowiada dynamicznym zespołom zajmującym się wdrażaniem innowacyjnych projektów. Rozumiemy również, jak ważna jest elastyczność, aby dostosować się do złożonego i szybko zmieniającego się otoczenia.

Nasz zespół zaprezentował Uspacy projektowi "Made in Ukraine" i odpowiedział na wszystkie pytania dotyczące obecnego stanu i przyszłości naszego produktu. Oferowaliśmy specjalne warunki dla instytucji rządowych w czasie wojny i stworzyliśmy zespół wsparcia technicznego podczas wdrażania naszego rozwiązania. Cieszymy się, że Uspacy zostało wybrane do realizacji tak dużego projektu."

Dmytro Suslov

współzałożyciel i CEO Uspacy

Na samym początku stworzono strukturę firmy, utworzono listę pracowników i zorganizowano oddzielne projekty według kierunków w ramach grup.

Wykorzystanie grup do dystrybucji działań

Głównym narzędziem zespołu "Made in Ukraine" stały się Zadania, gdzie teraz odbywa się współpraca nad zadaniami, podzadaniami oraz klarowne zrozumienie ogólnego obrazu wszystkich procesów, terminów i odpowiedzialności. Wyświetlanie statusów zadań w formacie tablicy (kanban) stało się wygodne do wizualizacji dynamiki procesów i wydajności.

Zadania w Uspacy do zarządzania projektami

Drugi etap skoncentrował się na wdrożeniu w pełni funkcjonalnego systemu CRM. Podczas uruchamiania strony internetowej Narodowego Programu Cashback (madeinukraine.gov.ua) jednym z kluczowych zadań było zorganizowanie zbierania opinii użytkowników, w szczególności rejestrowanie zapytań i szczegółowe opisywanie problematycznych przypadków.

"Zbieranie informacji o problematycznych przypadkach jest priorytetem i wymaga jasnych zasad przetwarzania, które zostały opracowane przez dział Wdrożeń w ramach drugiej linii wsparcia."

Yana Bilousova

Menadżer ds. wdrożeń w dziale implementacji

Formularz opinii oraz jego wyniki są natychmiast rejestrowane w systemie CRM Uspacy

"Nie tylko wykorzystaliśmy istniejące możliwości produktu, ale z aktywną pomocą zespołu wsparcia Uspacy wprowadziliśmy bezpośrednią integrację pól formularzy na stronie internetowej."

Artur Sargizov

Główny Menedżer Produktu Agencji Rozwoju Przemysłu "Made in Ukraine"

Po wypełnieniu formularza i przesłaniu zgłoszenia przetwarzanie uruchamia się automatycznie. Wszystkie etapy przetwarzania zgłoszeń są monitorowane zgodnie z ustalonymi kryteriami, z uwzględnieniem czasu realizacji oraz przydzielania zadań odpowiedzialnym menedżerom, co tworzy klarowny lej do przetwarzania zapytań.

"Łatwa adaptacja dla użytkowników pozwoliła wszystkim zaangażowanym w projekt szybko rozpocząć pracę. Nasze otwarte API pomogło skonfigurować i uruchomić odbieranie zgłoszeń i opinii z witryny do CRM w zaledwie godzinę.

Było to istotne wyzwanie, biorąc pod uwagę napięte terminy i wagę projektu, ale uwzględniliśmy wszystko z wyprzedzeniem."

Kyrylo Melnychuk

współzałożyciel i CTO Uspacy

Oficjalny adres e-mail Agencji został również zintegrowany z systemem CRM, aby przetwarzać zgłoszenia otrzymywane za pośrednictwem e-maila. Zintegrowany formularz i system przetwarzania zgłoszeń stały się kluczowym narzędziem dla drugiej linii wsparcia.

"Dzięki ciągłemu dostosowywaniu i ulepszaniu procesów biznesowych optymalizujemy pracę wdrożeniową i wsparcia: przyspieszając przetwarzanie zgłoszeń, redukując obciążenie zespołu oraz stale monitorując wszystkie statusy, aby na czas identyfikować, gdzie potrzebne są dodatkowe dostosowania i/lub aktualizacje systemu."

Karina Pavliuchenko

kierownik kierunku operacyjnego w Agencji Rozwoju Przemysłu "Made in Ukraine"

Udoskonalanie procesów biznesowych jest kluczowym elementem zapewniającym efektywność organizacji. Optymalizacja procesów wdrożeniowych i wsparcia nie tylko umożliwia szybsze reagowanie na zgłoszenia użytkowników, ale także tworzy warunki dla zrównoważonego rozwoju przedsiębiorstwa i zwiększa jego konkurencyjność.

"Nasz zestaw narzędzi doskonale nadaje się do projektu "Made in Ukraine", ponieważ odpowiada na potrzeby komunikacji wewnętrznej w zespole, zarządzania zadaniami oraz przetwarzania zgłoszeń od klientów i partnerów.

Dzięki temu podejściu projekt zyskał trzy potężne narzędzia w jednej przestrzeni do organizacji codziennych procesów, co pozwoliło na znacząco szybsze wdrożenie oraz przyjemniejsze i bardziej zrozumiałe doświadczenie użytkownika."

Spartak Polishchuk

współzałożyciel i dyrektor produktu

Praca z leadami w CRM Uspacy

Obecnie rozwijany jest zaawansowany trzeci poziom wsparcia oparty na kompleksowej integracji formularza zgłoszeniowego i CRM Leads, w tym rejestru incydentów oraz przetwarzania na poziomie interakcji z technicznymi interfejsami systemu informacyjno-komunikacyjnego (ICS).

"Obecność określonych atrybutów oraz rejestrowanie statusów na każdym etapie przetwarzania zgłoszenia umożliwia stworzenie pełnego rejestru incydentów na końcu procesu, który stanowi podstawę do identyfikacji i korygowania nieoczywistych konfiguracji ICS."

Olexandra Voropaieva

Lider Rozwoju Biznesu, Zespół Wsparcia Reform Ministerstwa Gospodarki

Praca z Uspacy była ważnym krokiem w systematyzacji kluczowych procesów zespołu "Made in Ukraine" i dostarczyła niezbędnych narzędzi do ich realizacji.

"Współpraca z Uspacy pomogła nam zrealizować strategię systematyzacji naszych procesów pracy, co z kolei znacznie zwiększyło efektywność i jakość naszej pracy. Dzięki wdrożeniu CRM nasz zespół był w stanie uporządkować i zautomatyzować kluczowe procesy. System wsparcia użytkowników został zbudowany na platformie Uspacy, która jest w pełni zintegrowana z naszą stroną internetową i zapewnia bezproblemową łączność na wszystkich poziomach wsparcia.

Szczególne podziękowania dla zespołu Uspacy za zapewnienie specjalnych warunków i najwyższego poziomu wsparcia, a także za pomoc w dostosowaniu systemu do naszych unikalnych wymagań."

Anton Bets

Członek Zarządu Agencji Rozwoju Przemysłu "Made in Ukraine"