Jak zespół Revisior wyrósł z chaosu narzędzi i przeniósł wspólną pracę, sprzedaż oraz komunikację do jednej przestrzeni

Wcześniej zespół Revisior działał w dość osobliwych warunkach – niby były nowoczesne narzędzia online do pracy, ale żadne z nich nie spinało procesów firmy w jedno wspólne środowisko informacyjne. Workplace from Meta do komunikacji, Monday do zadań i części procesów sprzedaży, osobne arkusze z zapytaniami, Airtable do funduszy inwestycyjnych, Dokumenty Google, pojedyncze czaty, dziesiątki kart w przeglądarce. Wszystko jakoś działało, ale nie dawało poczucia kontroli nad biznesem ani widoku na całość sytuacji.

Tetiana, asystentka biznesowa w Revisior, wspomina, że w pierwszych tygodniach pracy próbowała zrozumieć, „dokąd biec” – gdzie dodać komentarz, gdzie zmienić status, gdzie szukać informacji i dlaczego to samo pytanie żyje w kilku miejscach naraz. Musiała dosłownie zapamiętywać mapę poruszania się między narzędziami.

W pewnym momencie zespół uczciwie przyznał: korzystają może z 20% możliwości każdego produktu, ale zużywają energię tak, jakby wdrażali technologie kosmiczne. Do tego dochodziło wsparcie zachodnich serwisów – bardzo ogólne, bez bezpośredniego kontaktu i oczekiwanej szybkości reakcji.

Wtedy po raz pierwszy pojawiło się zrozumienie: firmie nie są potrzebne kolejne narzędzia do gaszenia pojedynczych problemów, tylko jedno spójne rozwiązanie, które przejmie na siebie wszystkie procesy Revisior.

W tym momencie na horyzoncie pojawił się Uspacy. Nie jako „kolejny system”, lecz szansa, żeby wreszcie zebrać całą pracę w jednym miejscu.

Uspacy ma narzędzia do migracji danych z wielu produktów, ale w przypadku Monday zadanie jest dużo bardziej złożone. Monday to nie klasyczny gotowy produkt, lecz raczej „konstruktor” różnych rozwiązań. Dlatego dane tworzone i gromadzone w tym systemie często są mało ustrukturyzowane. Każda migracja bardziej przypomina przeprowadzenie statku przez wąskie cieśniny z pilotem na pokładzie niż spokojny rejs jachtem na autopilocie.

Migracja z Monday nie byłaby możliwa bez pracy analitycznej. To nie było przeniesienie „pole w pole”, tylko pełny audyt: jak powinna wyglądać docelowa struktura bazy klientów, które pola są zbędne, które procesy biznesowe lepiej przenieść do Smart Obiektów, jak uprościć logikę lejków sprzedaży.

„Migracja danych z Monday okazała się znacznie trudniejsza, niż się spodziewaliśmy. Struktura była bardzo pofragmentowana, więc musieliśmy dokładnie odtworzyć logikę procesów. Ale zespół sobie poradził – i Revisior dostał stabilną, uporządkowaną pracę w Uspacy.”

Spartak Polishchuk

Dyrektor produktu Uspacy

W efekcie zespół nie dostał „tego samego Monday, tylko w innym narzędziu”, lecz znacznie czystszy, bardziej kompaktowy i przejrzysty system, dopasowany do realnych procesów Revisior.

Jako pierwsza Uspacy „poczuła” Tetiana – i dosłownie przeniosła swoją codzienną pracę do tego narzędzia. W Uspacy prowadzi grupy, organizuje cotygodniowe planowania, utrzymuje komunikację na czatach, koordynuje wewnętrzne pitche zespołu i pilnuje realizacji zadań.

Revisior ma tradycję poniedziałkowych spotkań całego zespołu: każdy krótko opowiada o wynikach minionego tygodnia, widzi swoje zadania na kolejny i bierze odpowiedzialność za konkretne obszary. Wcześniej te informacje były porozrzucane po różnych miejscach. Teraz służy do tego jedna grupa robocza w Uspacy – wspólna przestrzeń, w której zespół żyje tygodniowym rytmem.

Z wykorzystaniem Smart Obiektów Uspacy powstała także baza do pracy z wnioskami grantowymi, gdzie zespół prowadzi cały proces, zapisuje odpowiedzi i odmowy. Pola w tej bazie były konfigurowane wspólnie z partnerem integracyjnym Rubicon – dzięki temu każdy widzi, co już zostało złożone, co jest w przygotowaniu, a co czeka na decyzję. To zastąpiło wiele rozproszonych arkuszy.

W osobnej grupie zespół śledzi też kluczowe procesy biznesowe, których status jest aktualizowany raz w tygodniu.

„Uspacy zebrał moją pracę w jednym miejscu. Już nie tracę czasu na szukanie informacji – wszystkie procesy są jasne, poukładane i poruszają się według jednej logiki.”

Tetiana Nehelia

Business Assistant w Revisior

Oczywiście Revisior korzysta również ze Strumienia aktualności: pojawiają się tam życzenia urodzinowe, historie o wygranych projektach, informacje o zmianach w produkcie. W praktyce Uspacy stał się dla zespołu czymś więcej niż CRM – to hub pracy i narzędzie do budowania wewnętrznej kultury.

Najbardziej odczuwalną zmianę zobaczył dział sprzedaży. Ihor Wołoszko, szef sprzedaży i dyrektor ds. rozwoju Revisior, tłumaczy to prosto: Uspacy nie dokłada zbędnej klikalności, tylko pozwala pracować po ludzku.

Jego dzień zaczyna się od podglądu deali posortowanych według daty kolejnego kontaktu. Nic nie trzeba wyszukiwać ręcznie – wszystko widać od razu.

W kluczowym lejku sprzedaży deal przechodzi kolejne etapy: lead, który trafił do firmy, jest kwalifikowany, potem powstaje oferta wstępna. Następnie deal przechodzi w etap doprecyzowania warunków, a po uzgodnieniach domykany jest przygotowaniem dokumentów. W tym momencie kopia deala zostaje w obecnym lejku, a oryginał przenosi się do lejka Wdrożenie. Niewygrane deale trafiają na etap farmingu – podtrzymywania relacji i pracy pod przyszłe sprzedaże.

Ten proces może brzmieć oczywiście, ale kluczowe jest to, że przestał się gubić i stał się całkowicie jasny oraz przejrzysty. Podstawą terminowej pracy z klientami stały się aktywności w CRM. Żadna szansa nie przepada, dopóki jest ustawiony kolejny krok. Jeśli w polu „następna aktywność” nic nie ma – temat od razu wraca na stół, bo to realne ryzyko utraty kolejnych kroków.

„CRM nie może przeszkadzać, ma pomagać. Uspacy działa właśnie tak – prosto, logicznie i po ludzku.”

Ihor Voloshko

szef działu sprzedaży i dyrektor rozwoju Revisior

Ihor szczególnie podkreśla powiązania między obiektami. W Uspacy lead przy konwersji automatycznie tworzy firmę i kontakt. Kontakt przekazuje dane dalej do deala. Deal zawiera cały łańcuch działań – aktywności, komentarze, pliki. Niesamowicie wygodna jest możliwość płynnego przełączania się między różnymi obiektami, bo daje to pełen obraz relacji między zdarzeniami.

W Revisior wdrożono też KPI „higiena CRM”. Każdego ranka zespół robi szybki przegląd: ile jest przeterminowanych aktywności, które deale nie mają następnego kroku, jakie leady utknęły w lejku. I zajmuje to dosłownie kilka minut – Uspacy pozwala to wszystko odfiltrować i zobaczyć w jednym widoku.

W najbliższych planach firmy jest skonfigurowanie kanałów zewnętrznych, aby połączyć komunikację i generowanie leadów także z mediami społecznościowymi oraz komunikatorami. Kolejny krok to wdrożenie generatora dokumentów i automatyzacji procesów w CRM, które zdejmą z zespołu jeszcze więcej rutynowych zadań.

W firmie podkreślają, że Uspacy dał Revisior przejrzystość i spójność. Koniec z chaosem narzędzi i różnymi „punktami wejścia” – proces sprzedaży jest w pełni zrozumiały, zgłoszenia się nie gubią, procesy biznesowe są co tydzień monitorowane i widać je jak na dłoni, a CRM stał się naturalną częścią dnia pracy.

„Uspacy dał nam to, czego brakowało nam przez lata – poczucie spójności. Wreszcie widzimy biznes jako jeden system, w którym wszystkie procesy są połączone, nic się nie gubi, a zespół porusza się w jednym rytmie. To nie tylko wygodne narzędzie – to środowisko pracy, które pozwala firmie dojrzewać.”

Serhii Shapirenko

CEO i założyciel Revisior

Uspacy stał się dla Revisior miejscem, w którym wreszcie trzyma się rytm. Miejscem, gdzie praca nie rozpada się na kawałki. Miejscem, w którym każda akcja ma swoje powiązanie i sens.