CRM dla logistyki i transportu: jak uporządkować zlecenia i flotę samoch

Dyspozytorzy toną w telefonach, papierowych notesach i czatach na Viberze. Excel zacina się od liczby wierszy, formuły rozsypują się po jednym kliknięciu. Ten chaos spowalnia rozwój firmy i po cichu zjada marżę przez kosztowne pomyłki.

W tym artykule pokażemy, jak branżowy system CRM dla logistyki łączy kierowców, dyspozytorów, księgowość i klientów w jednym cyfrowym miejscu, zamieniając bałagan w sprawnie działający mechanizm.

Logistyka operuje znacznie bardziej złożonymi elementami niż tylko Lead czy kontakt. Tu kluczowa jest obsługa zleceń transportowych, które zawierają trasę, typ ładunku, parametry auta, dane kierowcy oraz warunki finansowe dla zleceniodawcy i przewoźnika. Prosta lejków sprzedażowych tu nie wystarcza, bo samo przewiezienie ładunku to wieloetapowa operacja z mnóstwem zmiennych.

W Uspacy ten problem rozwiązują Smart Obiekty, które pozwalają tworzyć własne jednostki pod specyfikę biznesu, bez angażowania działu IT. Zamiast wpisywać numer pojazdu w polu komentarza, tworzysz pełnoprawną bazę samochodów lub przewoźników.

Elastyczne ustawienia pozwalają dopasować interfejs tak, aby dyspozytor widział tylko to, co naprawdę potrzebne do szybkiej decyzji.

Podstawą sprawnego działania jest dobrze uporządkowana baza kontrahentów. W logistyce kluczowe jest jasne rozróżnienie tych, którzy płacą, od tych, którym płacimy my. W Uspacy realizujemy to przez podział jednostek: osobno prowadzona jest baza firm–zleceniodawców, a osobno — baza przewoźników. Gdy standardowe pola to za mało, do gry wchodzą Smart Obiekty. Dzięki nim można zbudować własny rejestr floty. W karcie takiego obiektu dodajesz specyficzne pola: numer rejestracyjny, typ naczepy, ładowność. Dyspozytor filtruje bazę po parametrach: „potrzebny chłodnia, 20 ton, okolice Warszawy”.

Kolejny filar to obsługa zleceń przez lejki sprzedaży. Proces przewozu dzielimy na etapy w widoku kanban: „Nowe zlecenie”, „Szukamy auta”, „Załadunek”, „Odprawa celna”, „Rozładunek”, „Czekamy na oryginały”, „Opłacone”. Dzięki temu cały przepływ zleceń widać jak na dłoni. Dla różnych kierunków można tworzyć osobne lejki ze swoimi etapami. Rozliczenia finansowe prowadzone są w karcie dealu: zapisujesz kwotę dla klienta i stawkę przewoźnika, a system automatycznie liczy marżę z każdego kursu.

Trzeci element to automatyczny obieg dokumentów w logistyce. Logistyk nie powinien przepisywać umów ręcznie. W Uspacy działa Generator dokumentów oparty na szablonach. Manager otwiera kartę dealu, gdzie ma już wpisanego zleceniodawcę, przewoźnika, trasę i cenę, a następnie klika „Utwórz dokument”. System wciąga wszystkie dane do szablonu Umowy-zlecenia, Faktury lub Protokołu. Efekt? Gotowy plik PDF w 5 sekund.

Czwarty moduł to zadania do kontroli i serwisu. Tutaj ustawiasz cykliczne zadania: przypomnienie o przeglądzie technicznym, przedłużeniu polisy, sprawdzeniu ważności badań lekarskich kierowców. Checklisty pilnują, żeby żaden krok nie wypadł z procesu.

Specyfika pracy z kierowcami polega na tym, że rzadko siedzą przy komputerze. Głównym kanałem kontaktu wciąż pozostaje telefon i komunikatory. Dlatego integracja CRM dla firmy transportowej z zewnętrznymi kanałami komunikacji jest absolutnie kluczowa. Podłączenie Telegrama lub Vibera pozwala pisać do kierowcy prosto z karty dealu, a cała historia rozmów zostaje w jednym miejscu. Firma nie traci danych, nawet jeśli manager odejdzie z pracy lub zachoruje.

Dla wygody kierowców można podłączyć ich prywatne numery Telegram przez wyspecjalizowane serwisy. Szybki kontakt ratuje sytuację, gdy auto stoi na granicy albo nie może znaleźć magazynu załadunku.

Poza komunikacją ogromne znaczenie ma integracja z GPS i giełdami transportowymi (Lardi-Trans, Della). Otwarte API pozwala zbudować automatyczną wymianę danych: wolne auta są automatycznie wystawiane na giełdę, a współrzędne pojazdu trafiają bezpośrednio do karty zlecenia. Dyspozytor oszczędza dziesiątki minut dziennie.

Nowoczesna telefonia również łączy się z systemem, umożliwiając wykonywanie połączeń jednym kliknięciem. Nagrania rozmów pomagają rozwiązywać sporne sytuacje i pilnować jakości obsługi. W efekcie powstaje jedny spójny ekosystem, w którym wszystkie narzędzia grają do tej samej bramki.

Systemowe podejście zamienia logistykę z ciągłego gaszenia pożarów w przewidywalny, powtarzalny proces biznesowy.

W 2025 roku logistyka bez CRM będzie przegrywać wyścig z konkurencją przez wolną reakcję i zbyt duży wpływ czynnika ludzkiego. Szybkość wymiany informacji staje się kluczowa, a „oszczędzanie” na automatyzacji dziś bardzo szybko przekłada się na utratę klientów jutro. To najlepszy moment, żeby odłożyć papierowe notesy i wejść na wyższy poziom zarządzania transportem.