Czym jest deal w CRM i po co jest biznesowi: wyjaśniamy na przykładzie Uspacy

W CRM widać leady, kontakty i firmy, ale najważniejsze pytanie pozostaje bez odpowiedzi: ile pieniędzy jest aktualnie w pracy i na jakich etapach utknęły szanse sprzedażowe.

To właśnie deal w CRM jest nośnikiem pieniędzy. Pokazuje, gdzie znajduje się każda szansa sprzedaży i jaki przychód stoi za pracą menedżerów. Bez jasnego podejścia do dealów szef widzi „jakieś kontakty”, ale nie widzi lejka, prognoz ani planów. Dlatego pierwszy krok do porządku w sprzedaży to zrozumieć, czym jest deal, jak działa i jaką rolę odgrywa we współczesnym CRM – na przykład w Uspacy.

Gdy biznes rośnie, CRM bardzo szybko zapełnia się danymi. Zapytania ze strony internetowej, telefony, maile, zgłoszenia z kampanii marketingowych – to wszystko trafia do systemu jako leady, kontakty i firmy. Jeśli przy tym brakuje spójnego podejścia do tworzenia dealów, CRM zaczyna przypominać książkę telefoniczną, a nie narzędzie do zarządzania przychodem

W takiej sytuacji osoba zarządzająca widzi statystyki dotyczące liczby klientów, ale nie dostaje odpowiedzi na kluczowe pytanie: ile szans sprzedażowych jest aktualnie w pracy, na jaką kwotę i na jakich etapach lejka się znajdują. Brakuje realnej prognozy sprzedaży, a planowanie opiera się na przeczuciach menedżerów, a nie na liczbach. Deale jako osobna jednostka albo w ogóle nie istnieją, albo są uzupełniane chaotycznie, więc CRM nie pokazuje, gdzie firma zarabia, a gdzie traci.

Żeby odzyskać kontrolę, trzeba potraktować deal jako podstawową jednostkę zarządzania sprzedażą i zbudować przejrzystą strukturę właśnie wokół niego.

Deal w CRM to konkretna szansa sprzedaży z określoną kwotą, etapem i przypisanym menedżerem, powiązana z klientem oraz źródłem zgłoszenia. To nie jest tylko wpis „klient Kałużny”, ale jasny pakiet informacji: kto kupuje, co dokładnie, za jaką kwotę, z jakiego kanału przyszedł lead i na jakim etapie procesu sprzedaży aktualnie trwa praca.

Deal odzwierciedla ścieżkę potencjalnego przychodu w lejku – od momentu pojawienia się zainteresowania aż do wygranej albo przegranej. Przykład: przychodzi połączenie z prośbą o konsultację. Menedżer zakłada deala, wpisuje wartość potencjalnego kontraktu, podłącza kontakt, tworzy zadanie i prowadzi go przez kolejne etapy. Albo inna sytuacja: klient, który już wcześniej kupował, składa ponowne zamówienie – pojawia się nowy deal z nową kwotą i własną ścieżką w lejku.

Kiedy deale są tworzone i prowadzone systemowo, widać już nie tylko listę klientów, ale mapę możliwych przychodów, na podstawie której łatwo ustalać priorytety.

Żeby pozbyć się chaosu, warto dobrze rozumieć rolę każdej jednostki w CRM. Dopiero wtedy dane działają razem, zamiast żyć w oddzielnych „wyspach”.

Lead może zostać przekształcony w kontakt i firmę, a razem z nimi – w deala. Jeden kontakt może mieć kilka dealów w różnym czasie: pierwszy zakup, upsell, przedłużenie kontraktu. Deal jest zawsze powiązany z klientem i przesuwa się przez etapy lejka – od „nowe zapytanie” do „wygrany” albo „przegrany”.

Gdy menedżerowie prowadzą wszystko wyłącznie jako „kontakty”, bez dealów, CRM traci wymiar pieniędzy. Osoba zarządzająca widzi komunikację, ale nie widzi lejka ani realnej wartości sprzedaży w procesie. Dlatego kolejnym krokiem są poprawnie zbudowane, dobrze uporządkowane deale.

Przemyślana struktura deala to sposób na zamianę chaotycznego strumienia zgłoszeń w kontrolowany proces z przewidywalnym wynikiem. Ważne, żeby deal zawierał nie tylko nazwę i kwotę, ale też kluczowe parametry, które wpływają na decyzję zakupową.

Przy takiej strukturze łatwo zobaczyć, na jakich etapach deale „zakleszczają się”, gdzie uciekają pieniądze, którzy handlowcy są przeciążeni, a którzy mają wolne moce. Można realnie planować potencjalne przychody, przewidywać luki w cashflow i korygować strategię nie raz w roku, ale na bieżąco – pod warunkiem, że cały zespół trzyma się wspólnych zasad uzupełniania dealów.

Jeśli nie ustalicie jasnych reguł, każdy handlowiec buduje swoją mini-CRM. Jeden zakłada deale dopiero na etapie „zaraz zamkniemy”, drugi pracuje wyłącznie na kontaktach, trzeci połowę klientów prowadzi w komunikatorze i notesie.

Życiowy przykład: klient napisał w komunikatorze z konkretnym zapytaniem, handlowiec odpisał, ale nie założył deala. Tydzień później ten sam klient zgłasza się ponownie – tym razem do innej osoby. Nie ma wspólnej historii, nie ma lejka, nie ma zrozumienia, gdzie realnie uciekają pieniądze.

Rozwiązaniem nie jest twardy mikromanagement, lecz dobrze przemyślany system dealów i takie narzędzie, w którym pracowanie „jak trzeba” jest po prostu łatwiejsze niż „jak komu wygodnie”. Dokładnie w ten sposób zaprojektowano pracę z dealami w Uspacy.

Uspacy to nie tylko CRM, ale jedno środowisko do komunikacji, Zadań, dealów i analityki. Wszystko, co dotyczy sprzedaży, jest zebrane wokół deala, dzięki czemu osoba zarządzająca widzi pełen obraz w jednym interfejsie.

Karta deala w Uspacy zawiera etap lejka, wartość, odpowiedzialnego menedżera, powiązane kontakty i firmy, a także wszystkie interakcje: korespondencję mailową, rozmowy telefoniczne, zadania, aktywności i pliki.

W efekcie widać nie tylko, ilu klientów jest w bazie, ale przede wszystkim: ile aktywnych dealów jest w pracy, na jaką kwotę „wisi” pipeline na każdym etapie, gdzie tworzą się wąskie gardła i którzy menedżerowie dowożą najlepsze wyniki. Dla właściciela czy szefa sprzedaży to poczucie kontroli, a dla zespołu – jasne zasady gry bez zbędnej biurokracji.

Kluczowe pytanie nie brzmi: „jaki lejek jest w ogóle poprawny?”, tylko: „jaki lejek odzwierciedla realny proces sprzedaży w tej konkretnej firmie”. Uspacy pozwala najpierw opisać ten proces, a dopiero potem przełożyć go na deale i etapy.

Jeśli iść krok po kroku, konfiguracja nie wygląda jak „duży projekt wdrożeniowy”. Uspacy staje się jedną konsolą zarządzania: tu jest lejek, tu zadania i aktywności, tu komunikacja i tu liczby, które można pokazać zespołowi albo inwestorowi.

Najlepszy sposób, żeby zrozumieć, jak to działa w praktyce, to stworzyć pierwszy testowy lejek i deala w Uspacy i zobaczyć, jak już na tym poziomie zmienia się przejrzystość sprzedaży.

Deal to kluczowa jednostka zarządzania sprzedażą. To on zamienia rozproszone kontakty i leady w czytelny lejek z prognozami i planami. Bez dobrze poukładanej pracy na dealach firma skazana jest na decyzje „na wyczucie” i ciągłe ręczne ogarnianie chaosu.

Uspacy daje zespołowi wygodne, strukturalne narzędzie do pracy z dealami, łączące w jednym miejscu CRM, komunikację, Zadania i analitykę. Handlowcom łatwo pracuje się na kartach dealów, a osoba zarządzająca dostaje przejrzysty widok całego lejka i realnego potencjału przychodu. Warto po prostu sprawdzić Uspacy na własnym biznesie: ustawić lejek, deale i zobaczyć sprzedaż w liczbach – zamiast w rozproszonych wątkach na komunikatorach.