Dlaczego firmy odchodzą od Bitrix24 i przestarzałych systemów CRM na rzecz nowoczesnych platform

CRM stopniowo zamienia się w „oficjalną ewidencję”, a nie środowisko pracy: deale są prowadzone w arkuszach, komunikacja z klientami przenosi się do maila i komunikatorów, zadania rozjeżdżają się po notatkach i zewnętrznych trackerach.

Równolegle zmienia się kontekst. Ryzyka geopolityczne, nowe regulacje, wymagania dotyczące przechowywania danych i przejrzystości dostawców oprogramowania zmuszają, by uważniej przyglądać się temu, gdzie dokładnie działa CRM i kto kontroluje infrastrukturę. Produkty z „trudnych” jurysdykcji lub o przestarzałej architekturze przestają być zachowawczym, bezpiecznym wyborem. Trend migracji na nowoczesne platformy to już nie kwestia mody, lecz odporności: czy narzędzie udźwignie kolejną falę zmian w regulacjach, technologiach i wymaganiach wobec biznesu.

Rozwiązania takie jak Bitrix24 jeszcze niedawno były postrzegane jako „standard”: jeden duży produkt, dużo modułów, atrakcyjna cena. Dziś kontekst się zmienił. Pojawiły się ostrzejsze wymagania regulatorów dotyczące ochrony danych, przejrzystości łańcucha dostaw oraz współpracy z krajami objętymi sankcjami. Dla biznesu oznacza to realne ryzyko – od nagłego ograniczenia dostępu do serwisu po łamanie wewnętrznych zasad i polityk firmy.

Jest też aspekt wizerunkowy. Wiele międzynarodowych firm działa zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju, uwzględnia polityczny i etyczny profil dostawców. Wybór oprogramowania staje się nie tylko decyzją techniczną, ale też publicznym sygnałem dla klientów, partnerów i inwestorów. Jeśli CRM jest powiązany z ryzykowną jurysdykcją, wpływa to na zaufanie do marki jako całości.

Do tego dochodzą ograniczenia produktowe. Bitrix24 przez lata rozrósł się do ciężkiego „kombajnu” z dziesiątkami modułów, przeładowanym interfejsem i skomplikowanymi ustawieniami. Części funkcji zespół prawie nie używa, za to musi pogodzić się z wolnym działaniem, złożonymi scenariuszami i zależnością od zewnętrznych integratorów przy każdej większej zmianie.

Dlatego zmienia się sam charakter pytania: chodzi już nie o to, czy odchodzić od Bitrix24, ale kiedy i jak zrobić to w kontrolowany sposób. Im wcześniej firma przejdzie ze starego, ryzykownego CRM-u na nowoczesną platformę, tym mniej stresu, strat na finiszu i tym mniejsze ryzyko, że trafi do sytuacji wymuszonej, nerwowej migracji „na wczoraj”.

Bitrix24 można sobie wyobrazić jako dużą „pudełkową" aplikację, w której główna logika jest od dawna ustalona i bardzo trudno ją zmieniać. Formalnie API istnieje, ale aktualizuje się z opóźnieniem, ma ograniczony zakres i nie daje pełnej kontroli nad możliwościami systemu. Nowoczesne platformy idą w innym kierunku: od początku budowane są jako serwisy API-first, gdzie do każdego modułu można podłączyć się tak elastycznie, jak pracować przez interfejs.

Architektura mikroserwisowa oznacza, że CRM, Zadania, analityka, automatyzacja, komunikacja – to nie jeden „moloch”, lecz osobne serwisy. Można je aktualizować, skalować i utrzymywać w sposób odporny na awarie niezależnie od siebie. Jeśli padnie moduł połączeń telefonicznych, nie zatrzymuje to całego systemu. Jeśli biznes nagle potrzebuje wielokrotnie większego obciążenia na leadach albo Zadaniach, skalujemy konkretny serwis, a nie cały monolit. To daje stabilność, szybkie releasy i możliwość eksperymentowania z produktem bez czekania na „wielką aktualizację raz do roku”.

Podejście API-based rozwiązuje drugi krytyczny temat – integracje i wolność wyboru. W starych platformach wszystko jest podporządkowane wewnętrznemu ekosystemowi: albo używasz tego, co jest, albo zamawiasz drogie modyfikacje. W nowoczesnej platformie otwarte API, webhooki i gotowe konektory pozwalają spiąć narzędzia marketingowe, telefonię, księgowość, magazyny, własne aplikacje. Jeśli jutro pojawi się lepsze narzędzie do mailingów czy analityki, po prostu je podłączasz zamiast poprzedniego, a nie przepisujesz pół systemu. W rezultacie biznes dostaje nie ‘zabetonowany kombinat’, lecz żywy ekosystem, który można przebudowywać razem ze wzrostem firmy.

Właśnie dlatego przejście z monolitu na mikroserwisową, API-based platformę nie jest tylko ‘aktualizacją oprogramowania’, ale strategiczną przebudową konstrukcji całego biznesu.

Przyczyn przejścia z Bitrix24 i podobnych rozwiązań jest zwykle kilka – i niemal zawsze się powtarzają, niezależnie od branży czy skali biznesu.

Mimo tych czynników część firm nadal kurczowo trzyma się starych systemów. Główny powód to strach przed migracją. W dalszej części mowa właśnie o tym, co najbardziej przeraża – i jak w praktyce można ten strach oswoić.

Kiedy pojawia się temat migracji z Bitrix24 lub innego przestarzałego CRM-u, zwykle wraca ten sam zestaw zastrzeżeń.

Utrata danych. To najczęstsza obawa. Nowoczesne platformy umożliwiają uporządkowany eksport i import dealów, kontaktów, firm, aktywności i Zadań. W Uspacy dostępne są gotowe migratory z Bitrix24, AmoCRM, Pipedrive, HubSpot, Trello i innych systemów, które pozwalają zachować strukturę danych i zminimalizować ręczną pracę.

To drogie i długotrwałe. Migracja to jednorazowy projekt o klarownym zakresie: licencje, przeniesienie danych, szkolenia. W zamian firma wychodzi ze środowiska ciągłych „łatek” i nieprzewidywalnych kosztów utrzymania rozwiązania legacy.

Wstrzymanie sprzedaży na czas przejścia. Przejście nie oznacza „przełączenia wajchy i zatrzymania wszystkiego”. Typowy scenariusz to uruchomienie nowej platformy na części procesów lub w jednym zespole, przeprowadzenie pełnego cyklu, a następnie stopniowe przenoszenie pozostałych działów. Przez pewien czas stare narzędzie i nowa platforma działają równolegle.

Zespół nie będzie chciał się uczyć. Opór jest mniejszy, jeśli interfejs jest logiczny i przypomina znane już narzędzia – mail, czaty, trackery Zadań. Uspacy ma rozbudowaną bazę wiedzy z instrukcjami krok po kroku i materiałami szkoleniowymi, a support szybko reaguje na zgłoszenia już na etapie adaptacji.

„U nas i tak wszystko działa”. Działa – dopóki nie zadziała czynnik ludzki, odmowa po stronie vendora, zmiana regulacji albo poważna awaria w monolitycznej infrastrukturze. Firmy, które zdążą przejść na nowoczesne platformy, zyskują większą kontrolę nad procesami i danymi oraz mniejszą zależność od jednego starego rozwiązania.

Takie podejście pozwala nie ugrzęznąć w technicznych szczegółach, tylko utrzymać fokus na efekcie – kontrolowanej migracji i dalszym wzroście.

Migracja z Bitrix24 i innych przestarzałych CRM-ów to nie jest „podmiana jednego programu na drugi”. To przejście od monolitycznego, skomplikowanego narzędzia do żywej platformy, która dopasowuje się do biznesu, a nie odwrotnie. W dłuższej perspektywie chodzi o odporność, kontrolę nad danymi i zdolność szybkiej adaptacji do nowych wymagań rynku.

Uspacy spina sprzedaż, komunikację i operacje w jeden spójny obraz, w którym decyzje podejmowane są na podstawie danych, a nie intuicji. Dzięki wbudowanym narzędziom migracji i sieci partnerów przejście z Bitrix24 oraz innych systemów można przeprowadzić spokojnie, etapami. Kolejny krok jest prosty: stworzyć własną przestrzeń w Uspacy, uruchomić test dla małego zespołu i w najbliższym kwartale zaplanować własny plan migracji – zanim stare rozwiązanie stanie się realnym ograniczeniem.