Instytucje państwowe
Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi Uspacy niszczy postrzeganie instytucji publicznych jako sfery czystej biurokracji.
W przeszłości kontakt z instytucjami państwowymi kojarzył się z nieskończonymi kolejkami, całkowitym niezrozumieniem i tym samym przynosił obywatelom wiele trudności.Czy istnieje sposób aby uczynić te interakcje wygodniejsze i przyjemniejsze? Czy jest to możliwe?
Metoda ta istnieje i nazywa się Uspacy - jedyna cyfrowa przestrzeń online. Pomaga zautomatyzować większość procesów wewnętrznych, zoptymalizować pracę w ramach struktury, a tym samym zapewnić sprawne działanie instytucji państwowych i poprawić interakcję z obywatelami. System sprzyja elastyczności pracy instytucji państwowych i zapewnia szybki dostęp do informacji. To z kolei pozwala na scentralizowane gromadzenie i przetwarzanie danych, szybsze przetwarzanie wniosków, uproszczone składanie dokumentów i ogólną jakość świadczonych usług.
Integracja i przetwarzanie danych
Aby szybko przetwarzać wnioski obywateli, należy najpierw uporządkować bazę danych kontaktów z danymi osobowymi. Przyjazny dla użytkownika system CRM z łatwością poradzi sobie z tym zadaniem. Dzięki niemu można rejestrować przychodzące wnioski, przechowywać kontakty i inne dane obywateli w kartach osobowych jednej bazy danych oraz gromadzić wnioski ze wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu. Tutaj możesz dodać komentarze opisujące istotę żądania i wskazać, jakie rozwiązania zostały zaproponowane w celu rozwiązania problemu. Ponieważ dane są przechowywane we wspólnej bazie danych, każdy pracownik, który ma do nich dostęp, będzie mógł przejrzeć historię interakcji i udzielić szybkiej porady, nawet jeśli wcześniej nie współpracował z konkretną osobą. Ponadto obywatele mogą być pewni, że wszystkie ich dane są chronione przez RODO, najbardziej rygorystyczne europejskie ustawodawstwo.
Kontrola nad komunikacją
Wykorzystuj narzędzia online do koordynowania współpracy między oddziałami. Przydzielaj zadania kolegom i śledź terminy wykonania w czasie rzeczywistym. Twórz harmonogramy pracy, planuj spotkania i konferencje z partnerami. Organizuj konferencje, webinary i inne wydarzenia dla pracowników, obywateli i partnerów. Korzystaj z funkcji aktualności, aby dokonywać ważnych ogłoszeń, informować o zmianach kadrowych, osiągnięciach kolegów oraz po prostu składać sobie gratulacje z okazji ważnych wydarzeń. Utrzymuj kontakt poprzez prywatne i grupowe czaty. Wymieniaj natychmiastowe wiadomości, dokumenty i pliki bezpośrednio z urządzeń mobilnych. Bądź w kontakcie z kolegami, gdziekolwiek jesteś.
Zarządzanie personelem
Łatwo zarządzaj strukturą firmy, bez względu na jej złożoność. Połącz dane pracowników w jednym systemie i natychmiast znajdź odpowiedniego współpracownika, korzystając z informacji zawartych w jego profilu osobistym. Bez żadnych trudności przyjmuj nowych pracowników i żegnaj się z tymi, którzy zdecydowali się odejść. Przydziel zadania kolegom będącym na urlopie i dodaj komentarze dla każdego z nich, aby być na bieżąco. Odpocznij i nie martw się o te czynności.
Uporządkowanie dokumentów
Aby zmniejszyć obciążenie pracowników i umożliwić im skupienie się na klientach, uporządkuj wszystkie ważne dokumenty w cyfrowej przestrzeni online. Ustaw poziomy dostępu do bazy dokumentów, aby tylko upoważnieni pracownicy mogli je przeglądać. Grupuj dokumenty według kategorii, tematów lub typów. Na przykład, możesz utworzyć sekcje dla plików związanych z określonymi procedurami lub klientami. To z pewnością ułatwi nawigację i wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Wszystko to znacznie uprości codzienną pracę z dokumentami i zapewni bezpieczeństwo faktur, umów, oświadczeń, aktów i innych dokumentów w jednym elektronicznym rejestrze.