CRM dla nieruchomości: jak agent nieruchomości może zarządzać leadami, ofertami i dealami

CRM dla nieruchomości pomaga powiązać potrzeby klienta, aktualne oferty, wyniki prezentacji nieruchomości oraz kolejne działania. Przyjrzyjmy się, jak zorganizować ten proces i zbudować praktyczny model pracy w Uspacy.

Każde zgłoszenie powinno mieć przypisaną osobę odpowiedzialną oraz zaplanowany pierwszy kontakt. Dotyczy to zarówno zgłoszenia z reklamy, jak i wiadomości od właściciela, który chce wynająć mieszkanie.

Zapisz źródło zgłoszenia, dane kontaktowe oraz początkową potrzebę. Automatyczne przekazywanie leadów ze strony internetowej, formularzy reklamowych lub innych kanałów konfiguruj w zależności od dostępnych integracji. Dla pozostałych zgłoszeń ustal zasadę ręcznego dodawania ich do systemu, aby również trafiały do obsługi.

Podczas pierwszej rozmowy doprecyzuj cel, budżet, dzielnicę, typ nieruchomości, oczekiwane cechy oraz terminy. Rozróżniaj wymagania obowiązkowe i preferencje: bliskość metra może być kluczowa, a piętro — kwestią do uzgodnienia.

Zgłoszenia kupującego, najemcy i właściciela wymagają różnych działań. Pierwszym dobiera się odpowiednie oferty, z właścicielem natomiast uzgadnia się warunki pracy z jego nieruchomością. Oznaczaj typ zgłoszenia i kieruj je do odpowiedniego procesu. Po doprecyzowaniu potrzeb można przejść do doboru ofert.

Dane o osobie, jej konkretnym zapytaniu oraz nieruchomości warto przechowywać osobno. Jeden klient może jednocześnie szukać mieszkania dla siebie i lokalu dla firmy.

W karcie klienta pozostają dane kontaktowe oraz wspólna historia relacji. W zapytaniu — budżet, kryteria i termin poszukiwań. Nieruchomość otrzymuje własną kartę, ponieważ może być rozpatrywana przez różnych kupujących.

Osobno zapisuj, które oferty zostały już przedstawione konkretnemu klientowi i jaka była jego reakcja. Powód „nie pasuje” niewiele pomaga przy kolejnym doborze. Informacja „za mało miejsca na gabinet do pracy” daje już konkretną wskazówkę.

Przed umówieniem prezentacji nieruchomości sprawdzaj jej dostępność i cenę. Ogranicza to liczbę sytuacji, w których klient wybiera ofertę, która nie jest już aktualna.

Prezentacja nieruchomości wymaga uzgodnienia terminu między klientem, właścicielem i agentem. Wspólny zapis spotkania pomaga zachować godzinę, adres i ustalenia dla wszystkich uczestników.

Po uzgodnieniu terminu utwórz Aktywność z datą, osobą odpowiedzialną i szczegółami dotyczącymi dostępu do nieruchomości. Wskaż, kto spotyka się z klientem oraz jakie kwestie trzeba wyjaśnić na miejscu. Jeśli spotkanie zostanie przełożone, zaktualizuj informacje i powiadom uczestników.

Po prezentacji zapisz konkretną informację zwrotną. Na przykład mieszkanie spodobało się klientowi, ale kupujący chce porozmawiać o cenie. Albo po spotkaniu okazało się, że potrzebna jest inna dzielnica.

Od razu określ kolejne działanie: zaproponować alternatywę, ustalić warunki z właścicielem czy zorganizować negocjacje. Jeśli klient potrzebuje czasu do namysłu, ustal datę kolejnego kontaktu. Dzięki temu każde spotkanie staje się częścią spójnej pracy nad jego zapytaniem.

Lejek pokazuje, jak daleko posunęła się praca nad konkretnym zapytaniem. Jego etapy powinny odzwierciedlać potwierdzone zmiany, zrozumiałe dla całego zespołu.

Na początek sprawdzi się sekwencja: potrzeby doprecyzowane → dobór ofert → prezentacje nieruchomości → negocjacje → przygotowanie dokumentów → umowa podpisana. Przejście do negocjacji oznacza, że klient wybrał nieruchomość, a strony omawiają warunki. Samo wysłanie zestawu ofert jeszcze tego nie potwierdza.

Kilka prezentacji w ramach jednego zapytania zapisuj jako osobne Aktywności wraz z ich wynikami. Nie twórz nowego deala dla każdego spotkania, ponieważ wtedy liczba rekordów przestanie odzwierciedlać rzeczywiste szanse sprzedaży.

W przypadku odłożonych decyzji zapisuj przyczynę przerwy oraz datę powrotu do rozmowy. Dla przegranych deali używaj konkretnych powodów: zmiana budżetu, rezygnacja z poszukiwań, wybór innej agencji.

Kontroluj deale bez zaplanowanych kolejnych działań, długie przestoje na poszczególnych etapach oraz konwersję od zgłoszenia do podpisania umowy. Te wskaźniki pomagają wskazać miejsca, w których proces obsługi klienta się opóźnia.

W Uspacy bazę klientów, zapytania i oferty można zorganizować za pomocą powiązanych jednostek. Taki model pozwala pracować z różnymi potrzebami jednej osoby i osobno dbać o aktualność nieruchomości.

Kontakty wykorzystuj do przechowywania danych kupujących, najemców i właścicieli. Deale — do obsługi konkretnych zapytań dotyczących zakupu lub wynajmu. Dla bazy ofert utwórz Smart Obiekt „Nieruchomości” z potrzebnymi polami i powiązaniami.

Powiąż nieruchomość z właścicielem, a zapytanie — z klientem i zaproponowanymi ofertami. Samo powiązanie nie pokazuje jeszcze wyniku doboru: osobno zapisuj, co zostało zaproponowane, obejrzane lub odrzucone. Prezentacje nieruchomości i kolejne połączenia planuj za pomocą Aktywności, a przygotowanie materiałów i inne zadania — za pomocą zadań.

W Marketplace Uspacy dostępna jest partnerska aplikacja do integracji z systemem FLATRIS. Umożliwia pracę z interaktywną siatką nieruchomości bezpośrednio w kartach leadów i deali: przeglądanie lokali, ich statusów oraz dodawanie wybranych wariantów do deala. Po skonfigurowaniu zgodności etapów zmiana etapu deala w Uspacy automatycznie aktualizuje status lokalu w FLATRIS. Dzięki temu zespół może synchronizować pracę z klientami i dostępność nieruchomości bez ręcznego powielania zmian.

Zacznij od jednego obszaru, na przykład wynajmu mieszkań. Ustal pola, skonfiguruj lejek i prawa dostępu oraz dodaj aktualne oferty. Przejdź z zespołem przez rzeczywisty scenariusz: zgłoszenie, doprecyzowanie potrzeb, dobór ofert, prezentację, negocjacje i podpisanie umowy. Sprawdź, czy współpracownik może kontynuować pracę na podstawie zapisanych danych.