Wygoda tkwi w szczegółach: 5 możliwości nowoczesnego CRM, na które warto zwrócić uwagę

Jeśli za każdym razem trzeba szukać narzędzi, kopiować dane i doprecyzowywać drobne szczegóły, praca wymaga więcej uwagi. Nawet wtedy, gdy wszystkie podstawowe funkcje są dostępne.

Dlatego wygodę CRM warto oceniać przez pryzmat codziennych scenariuszy. Przyjrzyjmy się 5 możliwościom, które ułatwiają codzienną pracę, i zobaczmy, jak zostały zrealizowane w Uspacy.

Taka sama nawigacja nie zawsze jest wygodna dla różnych pracowników. Manager sprzedaży najczęściej otwiera Deale i Aktywności, a kierownik projektu — Zadania. Dlatego możliwość dostosowania menu do własnych potrzeb sprawia, że codzienna praca z CRM staje się wygodniejsza.

Najważniejsze narzędzia można umieścić wyżej, a te używane rzadziej — usunąć z aktywnej części menu. Własne sekcje pomagają grupować potrzebne funkcje, a linki do zewnętrznych zasobów — szybko otwierać dokumenty robocze i instrukcje.

Na przykład w Uspacy można zmieniać kolejność sekcji i punktów, ukrywać niepotrzebne elementy oraz przenosić je do sekcji „Inne”. Można też utworzyć sekcję „Pod ręką”, połączyć w niej Deale, Aktywności i Zadania oraz dodać link do dokumentu firmowego.

W ten sposób użytkownik dostosowuje nawigację do swojego dnia pracy. Jednocześnie ustawienia menu zmieniają jego wygląd, a prawa dostępu do narzędzi są określane osobno.

Zacznij od sekcji, które otwierasz najczęściej. Ułóż je tak, aby każde przejście nie wymagało dodatkowego szukania.

W pracy zespołowej często trzeba szybko uzgodnić ofertę lub doprecyzować szczegóły zadania. Przed skontaktowaniem się ze współpracownikiem warto wiedzieć, czy jest teraz w systemie i czym się zajmuje.

Pomagają w tym dwa różne sygnały. Wskaźnik online pokazuje, czy współpracownik jest obecnie w sieci. Status, który ustawia samodzielnie, informuje na przykład, że jest na spotkaniu lub na urlopie. Dlatego nawet jeśli dana osoba jest online, nie zawsze może od razu odpowiedzieć.

Na przykład w Uspacy można sprawdzić, czy pracownik jest obecnie w sieci, a na liście pracowników i w czatach — kiedy ostatnio był online. Użytkownik może sam ustawić status „Na spotkaniu”, „Na urlopie”, „W drodze” albo utworzyć własny i określić czas jego obowiązywania.

Manager widzi, że współpracownik jest na spotkaniu, i zostawia wiadomość z materiałami oraz terminem akceptacji. Dzięki temu nie trzeba zaczynać rozmowy od „Jesteś?” i czekać na odpowiedź, aby wyjaśnić swoją prośbę.

Ustalcie w zespole, jak korzystać ze statusów i informować o pilnych sprawach. To, że współpracownik jest online, nie oznacza jeszcze, że może od razu odpowiedzieć.

Wygodnie jest, gdy serwisy, z których zespół korzysta na co dzień, są połączone z CRM. Dzięki temu nie trzeba ręcznie przenosić danych, a praca z klientem wymaga mniej przełączania się między narzędziami.

Na przykład integracja ze stroną internetową przekazuje zgłoszenia i zamówienia do CRM. Podłączenie poczty pomaga pracować z korespondencją obok danych klienta. Telefonia umożliwia wykonywanie połączeń i przechowywanie historii rozmów, a kalendarz — planowanie spotkań i Aktywności.

Dzięki temu managerowi łatwiej kontynuować pracę: przejrzeć zgłoszenie, skontaktować się z klientem i zaplanować kolejny krok. Potrzebne informacje pozostają powiązane z jego zapytaniem.

Na przykład Uspacy oferuje możliwości wszystkich tych połączeń: integracje ze stronami internetowymi, serwisami pocztowymi, telefonią i kalendarzami. Z kolei otwarte API pozwala deweloperom tworzyć własne integracje z innymi systemami zgodnie z potrzebami biznesu.

Zacznij od serwisów, między którymi zespół najczęściej ręcznie przenosi dane. Ich podłączenie do CRM pomoże wyeliminować powtarzalne czynności z codziennej pracy.

Poranek często zaczyna się od przeglądania kilku sekcji: zadań, spotkań i ustaleń z klientami. Personalizowany panel pracy pomaga zobaczyć ogólny obraz przed rozpoczęciem pracy.

Przydatne jest, gdy pokazuje zaplanowane Aktywności, niezakończone zadania i to, co już wymaga uwagi. Podpowiedzi AI uzupełniają ten przegląd i pomagają przemyśleć kolejność działań.

Na przykład Strona główna Uspacy zbiera dane z zadań, Aktywności i CRM. Użytkownik widzi osobiste podsumowanie dnia, aktualne i zaległe zadania, najbliższe Aktywności oraz rekomendacje AI.

Manager zauważa dwa zaplanowane spotkania i zaległe przygotowanie oferty. Sprawdza szczegóły i decyduje, że zakończy dokument przed pierwszą rozmową z klientem. Ostateczne priorytety ustala sam, uwzględniając nowe okoliczności.

W Uspacy osobiste podsumowanie aktualizuje się raz dziennie, a bieżące szczegóły są dostępne w odpowiednich kartach i sekcjach. Zacznij dzień od ogólnego przeglądu, a następnie doprecyzuj plan.

Przypadkowe usunięcie deala lub zadania może zakłócić pracę z klientem. Dlatego wśród możliwości CRM warto zwrócić uwagę na odzyskiwanie danych.

Kosz pozwala przywrócić obsługiwane elementy przed ich ostatecznym usunięciem. Ważne jest, aby wiedzieć, jakie dane są w nim przechowywane i kto w zespole ma prawo je przywracać.

Na przykład w Uspacy Kosz jest dostępny dla Zadań, Aktywności, elementów CRM i Smart Obiektów. Korzystać z niego mogą właściciel i administrator Przestrzeni.

Jeśli manager przypadkowo usunął Deal, administrator może znaleźć go za pomocą wyszukiwania i filtrów. Po przywróceniu wraca on do swojej sekcji w takim stanie, w jakim znajdował się przed usunięciem.

Jednak osobno usunięte notatki lub dokumenty w dealu nie trafiają do Kosza. Po ostatecznym usunięciu elementu z Kosza nie można go już przywrócić.

Z wyprzedzeniem ustal, do kogo zwrócić się w razie pomyłki. Pomoże to szybko wrócić do pracy, dopóki przywrócenie danych jest jeszcze możliwe.