Co to jest system ERP i czym różni się od CRM: przykład hybrydowego rozwiązania Uspacy

To naturalny etap skalowania. Problem leży nie w samym wzroście, lecz w tym, że stare narzędzia, takie jak Excel, nie pozwalają tego wzrostu kontrolować.

Właśnie wtedy, szukając ratunku, menedżerowie po raz pierwszy na serio myślą o systemowej automatyzacji i trafiają w pułapkę terminologii. Czego tak naprawdę potrzebują: CRM do uporządkowania sprzedaży czy od razu ERP do kontroli zasobów? W tym artykule wyjaśniamy, czym jest system ERP, na czym polega jego fundamentalna różnica względem CRM i pokazujemy, dlaczego hybrydowe podejście, takie jak w Uspacy, może okazać się najlepszym kołem ratunkowym.

ERP (Enterprise Resource Planning) to system do zarządzania operacyjną działalnością firmy, jej „back-office’em”. Łączy w jednym środowisku finanse, zakupy, produkcję, gospodarkę magazynową i logistykę. Główny cel: stworzyć jedno źródło prawdy dla wszystkich działów.

Wyobraź sobie dyrygenta orkiestry – tym właśnie jest ERP. System sam „nie gra”, ale pilnuje, żeby wszystkie procesy w firmie były ze sobą zsynchronizowane. Dzięki temu dział finansów widzi te same liczby, co magazyn, a dział zakupów dokładnie wie, czego potrzebuje produkcja. ERP zapewnia przejrzystość operacji, pozwala kontrolować koszty i unikać sytuacji, w których prawa ręka nie wie, co robi lewa. Wdrożenie takiego narzędzia dyscyplinuje procesy i daje możliwość spojrzenia na pełny obraz kondycji biznesu.

Zamieszanie bierze się stąd, że oba typy systemów „automatyzują biznes”. Robią to jednak na zupełnie różnych poziomach. CRM (Customer Relationship Management) to świat klientów i sprzedaży. Jego zadaniem jest pozyskać klienta, utrzymać go i rozwijać relację. ERP z kolei skupia się na zasobach wewnętrznych i operacjach.

W gruncie rzeczy cała różnica między CRM a ERP polega na tym, że pierwszy pomaga zarabiać pieniądze, a drugi – wydawać je świadomie i kontrolować ich przepływ. To dwie strony tej samej monety, ale nie zastąpią się nawzajem.

Na starcie biznesu, szczególnie w usługach lub e-commerce bez własnego magazynu, CRM do zarządzania sprzedażą to absolutny must-have. Pomaga uporządkować napływ klientów, zautomatyzować lejek sprzedaży i nie gubić leadów. To narzędzie nr 1 dla każdego działu sprzedaży. Dopóki procesy sprowadzają się głównie do „sprzedać i dostarczyć”, możliwości CRM w zupełności wystarczą.

Sygnałem, że czas spojrzeć w stronę ERP, jest rosnąca złożoność operacji. Na przykład wtedy, gdy potrzebny jest pełny magazyn i kontrola finansów, rusza produkcja albo liczba dostawców i zamówień rośnie tak bardzo, że próba ogarnięcia tego w arkuszach zamienia się w koszmar. Próba „załatwienia” tych tematów w samym CRM-ie jest jak wbijanie gwoździ mikroskopem – niby się da, ale jest to nieefektywne i bolesne.

Zasada jest prosta: narzędzie dobieramy do aktualnych zadań. Nie ma sensu od razu inwestować w drogie, rozbudowane ERP, jeśli firma jeszcze nie „dorosła” do takiego poziomu skomplikowania. Skończy się to tylko dodatkowymi kosztami i bólem głowy przy wdrożeniu.

Nigdy nie warto wierzyć materiałom marketingowym na słowo. Każdy system trzeba sprawdzić w praktyce. Dobra wiadomość jest taka, że do podstawowego testu nie są potrzebne miesiące – wystarczy przeznaczyć 1–2 dni i zrobić szybki test-drive na realnych procesach.

Jeśli system pozwala zrobić to szybko i w intuicyjny sposób, to dobry znak. Jeśli natomiast już na etapie importu kontaktów pojawiają się poważne problemy, warto się zastanowić, czy zespół jest gotowy na wdrożenie takiego narzędzia.