Czym jest lead w CRM i dlaczego „kontakt z Excela” to jeszcze nie lead: wyjaśniamy na przykładzie Uspacy

Klasyczne zdanie: „Mamy dużą bazę w Excelu, z leadami wszystko jest w porządku”. W praktyce w jednym pliku mieszają się stare listy mailingowe, jednorazowe kontakty z targów, gorące zapytania i wieloletni klienci, którzy od dawna kupują już inne produkty. Wszyscy wyglądają tak samo – jak wiersze z numerami telefonu.

Kiedy „kontakt = lead”, nie ma przejrzystego lejka sprzedaży. Nie widać, kto jest na jakim etapie, co jest aktualnie w pracy, a co stanowi martwy balast. Dane są porozrzucane po plikach, komunikatorach i skrzynkach mailowych, a część w ogóle istnieje tylko w głowie menedżera. Ktoś odchodzi z firmy – i razem z nim znika połowa historii współpracy z klientami.

Żeby policzyć konwersję i rzetelnie ocenić pracę działu sprzedaży, trzeba najpierw się umówić: czym jest lead, czym jest kontakt, gdzie kończy się „baza”, a zaczyna realny proces sprzedaży.

Lead w CRM to zainteresowany potencjalny klient, który już wszedł w proces sprzedaży. Jest znane źródło zgłoszenia, konkretny kontekst i kolejny krok: telefon, e-mail, spotkanie. Lead żyje w czasie – przechodzi przez etapy lejka sprzedaży i zmienia statusy.

Kontakt to osoba lub firma, którą można powiązać z wieloma leadami i dealami. Dziś pracujesz nad jednym dealem, za pół roku pojawia się nowy projekt, a za rok – upsell. Kontakt zostaje w bazie, nawet jeśli jeden z leadów zakończył się odmową.

W Uspacy to osobne jednostki: „Leady” i „Kontakty”. System rozumie, co pokazywać w analityce: gdzie widzisz lejek sprzedaży, a gdzie długoterminową wartość klienta. Jeśli potraktujesz lead jako proces, od razu staje się jasne, dlaczego pojedynczy rekord w tabeli jeszcze nie zasługuje na miano pełnoprawnego leada.

Wiersz w Excelu to tylko dane. Nie ma tam etapu lejka, statusu, osoby odpowiedzialnej, zadań ani historii komunikacji. Kontakt z targów sprzed trzech lat wygląda identycznie jak wczorajsze gorące zgłoszenie ze strony.

W takim modelu gorące zapytania się gubią, rozmowy się dublują, a menedżerowie zapominają o kolejnym kroku. Osoba zarządzająca widzi w pliku tysiąc kontaktów, ale nie jest w stanie powiedzieć, ile z nich jest teraz w pracy, a ile to dawno „martwe” rekordy. Tabela nie odpowiada na kluczowe pytanie: „co dzieje się z każdym zgłoszeniem tu i teraz?”

CRM taki jak Uspacy zamienia wiersze w zarządzalne leady: dodaje status, etap, osobę odpowiedzialną i powiązane zadania. Pojawia się historia rozmów telefonicznych, maili, czatów, a także analityka źródeł i powodów odmowy. To już nie lista numerów, tylko żywy, mierzalny proces sprzedaży.

Uspacy zbiera leady z różnych kanałów – formularzy na stronie, czatów, e-maila, telefonii, importowanych arkuszy – i od razu umieszcza je w lejku sprzedaży. Dla każdego kanału możesz ustawić, które pola mają się uzupełniać automatycznie i kto jest odpowiedzialny za nowy lead.

Gdy lead trafia do systemu, od razu dostaje etap, osobę odpowiedzialną i kolejny krok: zadzwonić, napisać, wysłać ofertę. Menedżer pracuje na tablicy leadów, przeciągając je między etapami, a Uspacy zapisuje całą komunikację.

Kiedy lead „dojrzewa”, jednym kliknięciem zamieniasz go w kontakt i deal. Dane się nie dublują, cała historia zostaje w systemie. Jeśli klient odmówi, menedżer wybiera powód przegranej – te informacje później pomagają korygować marketing i skrypty sprzedażowe. Łatwo sobie wyobrazić, jak zmienia się praca działu sprzedaży, gdy każdy lead jest pod kontrolą, zamiast ginąć wśród wierszy w Excelu.

Przejście do CRM wcale nie musi oznaczać półrocznego, skomplikowanego projektu. Może być spokojną ewolucją: najpierw porządek w bazie, potem lejek, a dopiero później automatyzacja.

To nie jest zburzenie starego modelu, tylko jego dojrzalsza wersja. Można zacząć od niewielkiej części kontaktów w testowym lejku Uspacy, zobaczyć efekt, a dopiero potem przenosić resztę.

Lead to nie tylko wiersz z numerem telefonu, ale element procesu, który przechodzi przez kolejne etapy – od pierwszego zgłoszenia do wygranego deala. Kontakt to długoterminowa karta osoby lub firmy, wokół której mogą powstawać różne leady i projekty. Kiedy te role się mieszają, lejek sprzedaży po prostu się rozpada.

Excel nadaje się do przechowywania danych, ale słabo sprawdza się w zarządzaniu sprzedażą. Nie ma w nim statusów, odpowiedzialności ani żywej historii pracy z każdym zgłoszeniem. CRM taki jak Uspacy pozwala zbudować systemową pracę z leadami zamiast tylko liczyć wiersze w tabeli.

Warto spróbować przenieść choć część bazy z Excela do Uspacy, zobaczyć realny obraz pracy z leadami i poczuć różnicę między zwykłą „bazą kontaktów” a zarządzanym lejkiem sprzedaży.