Zgłoszenia i zamówienia z Weblium i Wix: jak zbudować sprawny proces w CRM

Jeśli dane trzeba przenosić ręcznie, managerowie tracą czas jeszcze przed pierwszą rozmową. Gdy liczba zgłoszeń rośnie, coraz trudniej śledzić, kto już odpowiedział klientowi i co należy zrobić dalej.

Integracja Weblium lub Wix z CRM łączy stronę internetową z pracą zespołu. Przyjrzyjmy się temu procesowi na przykładzie Uspacy: od otrzymania danych po dalszą obsługę zgłoszenia lub zamówienia.

Weblium i Wix to platformy do tworzenia stron internetowych i sklepów internetowych. Pomagają prezentować produkty i usługi, dodawać formularze kontaktowe oraz przyjmować zamówienia online.

Na przykład agencja tworzy stronę z portfolio i formularzem „Otrzymaj wycenę”. Potencjalny klient przegląda przykłady realizacji, wybiera usługę i zostawia dane kontaktowe. Firma konsultingowa wykorzystuje landing page do zapisów na konsultację. Sklep prezentuje produkty, które klient może zamówić na stronie.

W każdym z tych przypadków firma otrzymuje dane potrzebne do rozpoczęcia kontaktu. Może to być krótkie pytanie, prośba o indywidualną ofertę albo złożone zamówienie.

Dlatego stronę internetową warto traktować jako część wspólnego procesu pracy z klientem. Po wysłaniu formularza użytkownik oczekuje odpowiedzi, a po zakupie — potwierdzenia i realizacji zamówienia. Następnie zespół potrzebuje miejsca, w którym będzie pracować z otrzymanymi danymi.

Integracja automatycznie przekazuje informacje ze strony internetowej do CRM. Manager nie musi za każdym razem ręcznie kopiować danych kontaktowych i szczegółów zgłoszenia.

Samo otrzymanie zgłoszenia nie oznacza jednak, że zostało ono obsłużone. Trzeba wyznaczyć osobę odpowiedzialną, zaplanować kolejne działanie i zapisać ustalenia. Jeśli klientowi obiecano wycenę do piątku, zespół powinien wiedzieć, kto ją przygotowuje i kiedy manager wyśle gotowy materiał.

W CRM pracownicy kontynuują pracę ze zgłoszeniem: doprecyzowują potrzeby, zapisują wyniki rozmów i prowadzą sprzedaż aż do jej zakończenia. Gdy dołącza kolejna osoba, łatwiej jej zrozumieć sytuację na podstawie karty klienta.

W ten sposób strona internetowa i CRM wspierają spójny proces obsługi klienta. Strona zbiera początkowe dane, a zespół wykorzystuje je do realizacji konkretnych działań. Dalszy sposób pracy zależy od tego, co zrobił klient: złożył zamówienie czy wysłał zapytanie.

Zgłoszenia ze strony wymagają różnego sposobu obsługi. Dlatego dla zamówień i zapytań warto wcześniej określić kolejne kroki.

Zamówienie w sklepie internetowym. Klient wybrał produkt i złożył zamówienie. Zespół powinien sprawdzić szczegóły, potwierdzić zamówienie, doprecyzować warunki płatności i dostawy oraz dopilnować realizacji.

Manager potrzebuje danych klienta i informacji o zamówieniu. Jeśli jakaś kwestia pozostaje otwarta, wyjaśnia ją przed przekazaniem pracy współpracownikom. Na przykład uzgadnia datę wysyłki i informuje klienta, kiedy może spodziewać się dostawy.

Zgłoszenie z formularza. Osoba poprosiła o konsultację lub indywidualną wycenę, ale nie uzgodniła jeszcze warunków współpracy. Manager kontaktuje się z nią, poznaje jej potrzeby i ustala kolejny krok.

Do pierwszej rozmowy przydatne są imię, dane kontaktowe, wybrana usługa i krótki opis zapytania. Jeśli przygotowanie oferty wymaga wyceny przez specjalistę, manager przekazuje mu doprecyzowane wymagania. Klient powinien wiedzieć, co otrzyma i kiedy.

W przypadku zamówienia główna praca polega więc na potwierdzeniu i realizacji. W przypadku zgłoszenia — na doprecyzowaniu potrzeb i przygotowaniu rozwiązania.

Obie integracje przekazują do Uspacy zamówienia ze sklepu oraz zgłoszenia z podłączonych formularzy. Dla każdego typu zgłoszenia można określić, jakie elementy CRM będą tworzone.

Po złożeniu zamówienia tworzone są Kontakt i powiązany Deal. W ustawieniach wybierz lejek, domyślne źródło i osobę odpowiedzialną. Manager będzie sprawdzać zamówienie i prowadzić je przez kolejne etapy aż do realizacji.

Po wypełnieniu formularza tworzony jest Lead lub Kontakt. Dane trafiają do pól CRM zgodnie ze skonfigurowanym mapowaniem. Na przykład z formularza „Otrzymaj wycenę” można przekazywać imię, dane kontaktowe, wybraną usługę i opis potrzeby.

W przypadku obu integracji należy zainstalować odpowiednią aplikację w Marketplace Uspacy.

W Weblium należy dodać webhooki otrzymane w Uspacy osobno dla sklepu i formularzy. Webhook trzeba podłączyć do każdego potrzebnego formularza. Następnie opublikuj zmiany i testowo wypełnij wszystkie pola — po wysłaniu formularz będzie dostępny do konfiguracji w Uspacy.

W Wix należy zainstalować specjalną aplikację Uspacy na stronie i uzyskać Instance ID potrzebny do połączenia z Przestrzenią. Następnie wybierz potrzebne formularze, zmapuj pola i skonfiguruj obsługę zamówień.

Szczegółowe instrukcje znajdziesz w artykułach dotyczących podłączenia Weblium oraz podłączenia Wix do Uspacy.

Następnie manager kontynuuje pracę z klientem: planuje połączenie jako Aktywność albo angażuje współpracowników za pomocą zadań Uspacy. Na przykład zleca specjaliście przygotowanie wyceny i powiązuje to zadanie z Leadem. W przypadku zamówienia produktu tworzy zadanie dotyczące przygotowania wysyłki i powiązuje je z Dealem. Dzięki temu komunikacja z klientem i wewnętrzna praca zespołu pozostają spójne.

Przed rozpoczęciem pracy sprawdź cały scenariusz na testowym zgłoszeniu. Wyślij formularz i złóż próbne zamówienie, a następnie sprawdź rezultat w CRM.

W Weblium opublikuj zmiany i testowo wypełnij wszystkie pola formularza. Po jego wysłaniu formularz będzie dostępny do konfiguracji w Uspacy. W Wix osobno zapisz ustawienia każdego formularza za pomocą przycisku w jego własnym bloku.

Przejdź całą ścieżkę klienta — od wysłania danych do pierwszego działania managera. W ten sposób sprawdzisz zarówno konfigurację, jak i gotowość zespołu do pracy ze zgłoszeniami.