Acquiring internetowy w CRM: jak przyjmować i kontrolować płatności na przykładzie Uspacy

Acquiring internetowy umożliwia przyjmowanie płatności online, a integracja z CRM łączy je z konkretną sprzedażą. Klient otrzymuje link do płatności, a manager widzi jej wynik w systemie, w którym pracuje. Dzięki temu płatności w CRM stają się częścią spójnego procesu — od uzgodnienia warunków po realizację usługi lub przygotowanie wysyłki.

Acquiring to usługa, która umożliwia firmom przyjmowanie płatności kartami bankowymi. Acquiring internetowy umożliwia płatności online: na stronie internetowej, w aplikacji lub za pomocą osobnego linku do płatności.

Firma przekazuje dane dotyczące zakupu i kwoty. Klient otwiera stronę płatności i potwierdza transakcję, a odpowiedni bank lub dostawca usług płatniczych ją realizuje. Płatność online może rozpoczynać się w koszyku sklepu internetowego albo po konsultacji z managerem.

CRM organizuje pracę z płatnością: pomaga utworzyć link, powiązać płatność ze sprzedażą i otrzymać jej wynik. Samą transakcję realizuje dostawca usług płatniczych. Manager nie musi prosić klienta o dane karty w korespondencji ani dokonywać płatności w jego imieniu.

Warto rozróżnić pomyślną transakcję od zaksięgowania środków na rachunku firmowym. Terminy rozliczeń zależą od warunków dostawcy, dlatego potwierdzenie płatności nie oznacza natychmiastowego wpływu środków.

Kolejne pytanie brzmi: jak wykorzystać ten rezultat w pracy zespołu. W tym celu płatność powiązuje się z konkretnym zamówieniem w CRM.

Przyjmowanie płatności na stronie internetowej i płatność po rozmowie z managerem rozpoczynają się w różny sposób. W obu przypadkach trzeba jednak wiedzieć, które zamówienie zostało opłacone i kto kontynuuje pracę z klientem. Integracja CRM z systemem płatniczym pomaga zachować to powiązanie.

Na przykład manager sprzedaje konsultację, a prowadzi ją inny specjalista. Potwierdzenie płatności pozwala umówić spotkanie i rozpocząć przygotowania. Współpracownicy nie muszą odtwarzać kontekstu na podstawie wiadomości „ten klient już zapłacił”.

Systemy płatnicze przekazują wynik transakcji do CRM, na przykład do Uspacy, za pomocą skonfigurowanych integracji. Zespół pracuje z danymi o płatności w tej samej Przestrzeni, w której prowadzona jest sprzedaż. Jednocześnie płatność z dowolnej strony internetowej nie trafia do CRM automatycznie — potrzebna jest do tego odpowiednia wymiana danych.

Dlatego wybierając system płatniczy dla strony internetowej, sprawdź również jego integrację z narzędziami do pracy. CRM dla biznesu powinien pomagać zespołowi widzieć wynik płatności i działać zgodnie z ustalonym procesem.

W Uspacy dostępne są integracje z Stripe, Monobank, LiqPay, Portmone oraz WayForPay. Wszystkie pozwalają tworzyć płatności na podstawie produktów w karcie, generować linki do płatności i automatycznie otrzymywać aktualizacje statusów.

Dla managera podstawowy scenariusz pozostaje taki sam. Dlatego wybór serwisu warto zacząć od warunków obsługi firmy. Jeśli firma korzysta już z konkretnego dostawcy, sprawdź możliwość dalszej pracy z nim za pośrednictwem Uspacy.

Jeśli serwis nie został jeszcze wybrany, porównaj kilka parametrów. Aktualne warunki sprawdzaj na oficjalnych stronach dostawców lub w ich działach wsparcia. Przy wyborze zwróć uwagę na:

• Dostępność podłączenia: kraj rejestracji firmy i rodzaj działalności.
• Waluty i metody płatności: wygodę dla klientów i obsługę w ramach integracji.
• Prowizje: koszty transakcji i dodatkowej obsługi.
• Terminy rozliczeń: czas wpływu środków na rachunek firmowy.
• Powiązane procesy: fiskalizację, zwroty środków i dalszą ewidencję.

Po podłączeniu przetestuj typowy proces sprzedaży — od utworzenia płatności do potwierdzenia transakcji. Pomoże to sprawdzić cały proces przed rozpoczęciem codziennej pracy.

Przyjrzyjmy się sprzedaży konsultacji o wartości 3 000 zł. Manager prowadzi deal w Uspacy, a w Przestrzeni skonfigurowano już integrację ze Stripe, WayForPay lub innym wygodnym systemem płatniczym obsługiwanym przez Uspacy. Klient zaakceptował warunki i jest gotowy do zapłaty. Klient zaakceptował warunki i jest gotowy do zapłaty.

Scenariusz wygląda następująco:
Uzgodniony deal → produkty w karcie → utworzenie płatności → link do płatności → wysłanie go klientowi → pomyślna płatność → automatyczna aktualizacja statusu płatności.

Najpierw manager dodaje konsultację jako produkt w katalogu lub tworzy pozycję lokalną. Samo uzupełnienie pola z kwotą deala nie wystarczy: płatność jest tworzona na podstawie produktów znajdujących się w karcie.

Następnie za pomocą przycisku „Przyjąć płatność” manager wybiera podłączony serwis płatniczy i sprawdza dane. Wpis można zapisać jako wersję roboczą lub od razu utworzyć link do płatności. Gotowy link manager kopiuje i wysyła klientowi wybranym kanałem.

Faktura do zapłaty i link do płatności pełnią różne funkcje. Faktura zawiera dane dotyczące zakupu, kwotę i dane do płatności. Link otwiera stronę, na której można dokonać płatności. Jeśli trzeba wystawić fakturę do zapłaty, dokument przygotowuje się osobno. Jej utworzenie nie jest wymagane do wygenerowania linku do płatności w CRM.

Po pomyślnej transakcji status płatności w CRM zmienia się na „Opłacono”. W integracjach z systemami płatniczymi okres ważności linku określa się w ustawieniach. Jeśli upłynie bez dokonania płatności, wpis otrzyma status „Anulowano”.

Etap deala jest przy tym osobną cechą procesu sprzedaży. Samo potwierdzenie płatności nie oznacza zakończenia pracy ani utworzenia zadania dla wykonawcy. Zespół kontynuuje realizację zamówienia zgodnie ze swoim procesem pracy.

Po przetestowaniu tego scenariusza na jednej usłudze można dostosować go do innych zamówień.

Kontrolę płatności w CRM warto budować wokół momentu, w którym zespół jest gotowy przejść do dalszej pracy. W przypadku usług, produktów i szkoleń ten moment wygląda inaczej.

Usługi. Po uzgodnieniu konsultacji manager tworzy płatność i wysyła link. Gdy płatność zostanie potwierdzona, osoba odpowiedzialna uzgadnia termin spotkania i prosi o materiały potrzebne do przygotowania. Płatność jest podstawą do rozpoczęcia pracy, a nie potwierdzeniem, że usługa została już wykonana.

Sprzedaż produktów. Manager sprawdza dostępność, uzgadnia zawartość zamówienia i tworzy link do płatności na ostateczną kwotę. Po pomyślnej płatności zespół przechodzi do kompletowania, pakowania i wysyłki. Działania te są realizowane zgodnie z przyjętym w firmie procesem pracy.

Szkolenia. Klient wybiera kurs i pakiet, a następnie otrzymuje link do płatności. Potwierdzenie płatności daje administratorowi podstawę do zorganizowania dostępu. Sam status płatności nie tworzy konta na platformie szkoleniowej.

Automatyzacja płatności w CRM w tych scenariuszach obejmuje otrzymanie wyniku płatności i aktualizację jej statusu. Dalsza automatyzacja sprzedaży wymaga osobnej konfiguracji.

W CRM dla małych i średnich firm ważne jest zachowanie jasnego podziału odpowiedzialności nawet wtedy, gdy jedna osoba pełni kilka ról. Określ, kto sprawdza wynik płatności i jaki kolejny krok powinien wykonać zespół.