Jak Unit B stworzyła jedno środowisko pracy dla ponad 200 pracowników z pomocą Uspacy

Pierwszym systemem firmowym Unit B był Bitrix24, który przez pewien czas zaspokajał podstawowe potrzeby firmy. Z czasem biznes zaczął szukać nowocześniejszego sposobu organizacji wspólnej pracy między działami i przeszedł na platformę Creatio. Jednak właśnie ten etap pracownicy do dziś wspominają jako jeden z najtrudniejszych.

Mimo dużych oczekiwań system nie stał się narzędziem, które ułatwiało pracę: interfejs wydawał się skomplikowany i przeładowany, pracownikom trudno było się do niego przyzwyczaić, a sama platforma regularnie działała niestabilnie. Szczególnie trudna była praca administratorów. Praktycznie każde dostosowanie wymagało osobnego zadania technicznego, było kosztowne, trwało długo i nie zawsze przynosiło oczekiwany rezultat. Każda zmiana zamieniała się w osobny projekt, a zespół stale mierzył się z problemami w działaniu systemu.

„Zespół toleruje jeden błąd, drugi, trzeci. A potem koniec — ludzie po prostu nie chcą już tam pracować” — wspominają w firmie. Gdy użytkownicy regularnie widzieli komunikaty w rodzaju „sprawdzamy, system nie działa”, zaufanie do narzędzia stopniowo znikało.

Właśnie wtedy kierownictwo zdecydowało się całkowicie zmienić podejście i znaleźć platformę, która będzie pomagać ludziom w pracy, zamiast wymagać ciągłej walki z samym systemem.

Po nieudanych doświadczeniach z poprzednim systemem zespół dokładnie wiedział, jaki powinien być nowy instrument. Miał zachować mocne strony produktu, do którego pracownicy byli przyzwyczajeni — pracę z zadaniami, projektami i powiązanymi procesami — a jednocześnie być nowoczesny, intuicyjny i łatwy w obsłudze.

Właśnie te cechy zespół dostrzegł w Uspacy. Prosty interfejs stał się jednym z kluczowych argumentów przemawiających za wyborem platformy.

Po podjęciu decyzji o migracji firma rozpoczęła etapowe wdrażanie Uspacy przy wsparciu partnera integracyjnego Rubicon. Wspólnie stopniowo przygotowywali platformę do uruchomienia: konfigurowali Przestrzeń roboczą, testowali poszczególne procesy i sprawdzali, czy nowe narzędzia są gotowe do codziennego użytkowania.

„Projekt był skierowany nie tylko do działu sprzedaży firmy, ale w praktyce do całego zespołu. Dlatego w trakcie jego realizacji skonfigurowano zarówno system CRM do pracy z klientami, jak i Smart Obiekty do bardziej złożonych procesów oraz Zadania, które stały się podstawą skutecznej komunikacji między zespołami.

Manager zadań z zadaniami cyklicznymi i szablonowymi, a także z wybranymi modyfikacjami, ujednolicił i ustandaryzował współpracę między pracownikami, zastępując część zwykłych czatów.

Ponadto część bardziej złożonych procesów przeniesiono do Smart Obiektów, co pozwoliło jednocześnie uprościć pracę użytkowników i stworzyć strukturę pod dalsze integracje z innymi systemami.”

Oleksii Yanko

kierownik projektów Rubicon

Jednak w Unit B dobrze rozumiano, że techniczne uruchomienie to tylko część projektu. Znacznie trudniejsze było pomóc ludziom zaakceptować nowe narzędzie. Po wcześniejszych doświadczeniach wielu pracowników podeszło do kolejnego systemu z umiarkowanym sceptycyzmem. „Boże, znowu jakiś program…” — tak wyglądała pierwsza reakcja części zespołu.

Dlatego głównym celem wdrożenia było sprawienie, aby pierwsze zetknięcie z Uspacy było jak najprostsze i najbardziej komfortowe. Jeszcze przed uruchomieniem utworzono profile wszystkich pracowników, uzupełniono dane kontaktowe, stanowiska i strukturę działów, a także przeniesiono zadania cykliczne. Dzięki temu po pierwszym zalogowaniu każdy trafiał nie do pustego systemu, lecz do przygotowanej już Przestrzeni roboczej z gotowymi procesami.

Kluczową rolę odegrał tutaj wewnętrzny administrator Uspacy. Nie tylko koordynował konfigurację platformy, ale również osobiście szkolił każdego nowego pracownika, tworzył szablony i zadania cykliczne, pomagał zrozumieć funkcje systemu oraz stał się głównym punktem kontaktu dla całej firmy. Co więcej, raz na pół roku kierownicy ponownie zapoznają się z nowymi możliwościami Uspacy, aby zespół nie tracił korzyści wynikających z ciągłego rozwoju produktu.

Dziś Uspacy stało się centralną Przestrzenią roboczą dla większości wewnętrznych procesów Unit B. Dotyczy to przede wszystkim tworzenia i kontrolowania zadań, za pomocą których koordynowana jest współpraca między wszystkimi działami firmy.

Praktycznie każde spotkanie kadry zarządzającej kończy się nie tylko dyskusją, ale utworzeniem konkretnych zadań. Od razu określane są osoby odpowiedzialne i terminy, dodawane są komentarze, a dalsza realizacja pracy jest monitorowana bezpośrednio w systemie. Takie podejście pozwoliło firmie odejść od ustnych ustaleń i sprawić, że wszystkie procesy stały się przejrzyste dla uczestników.

Osobną rolę odgrywają zadania cykliczne i szablonowe. Są automatycznie tworzone zgodnie z harmonogramem i przypominają pracownikom o powtarzalnych procesach, dzięki czemu zespoły nie muszą już pamiętać o rutynowych działaniach. Dziś w Przestrzeni roboczej Unit B zgromadzono już ponad 23 500 zadań, co dobrze pokazuje skalę wykorzystania platformy w codziennej pracy.

Kolejnym ważnym narzędziem stała się sekcja „Firma i ludzie”. Dla nowych pracowników pełni ona w praktyce rolę interaktywnej mapy firmy: pozwala szybko zrozumieć jej strukturę, znaleźć odpowiedni dział, kierownika lub współpracownika, a także od razu uzyskać wszystkie potrzebne dane kontaktowe. W firmie podkreślają, że właśnie ta sekcja znacznie uprościła onboarding nowych pracowników i komunikację wewnętrzną między czterema oddziałami.

CRM jest dziś aktywnie wykorzystywany przez zespół sklepu internetowego. Dzięki integracjom z Binotel i Ringostat zgłoszenia telefoniczne automatycznie trafiają do systemu, po czym managerowie obsługują leady, tworzą kontakty i firmy oraz prowadzą deale. Jednocześnie firma nadal stopniowo rozszerza wykorzystanie CRM, analizując kolejne możliwości automatyzacji i integracji z innymi procesami biznesowymi.

Stopniowo rośnie również rola Smart Obiektów. Obecnie są już wykorzystywane do składania wniosków urlopowych, prowadzenia bazy kandydatów oraz pracy z kontrahentami. W najbliższych planach jest dalsze rozwijanie tego narzędzia oraz integracja procesów z Google Calendar, aby jeszcze bardziej zautomatyzować wewnętrzne procedury.

Dla Unit B wdrożenie Uspacy oznaczało przede wszystkim zmianę podejścia do współpracy wewnętrznej. Jeśli wcześniej znaczna część ustaleń pozostawała w komunikacji ustnej albo była rozproszona między różnymi narzędziami, dziś większość procesów wewnętrznych odbywa się w jednej Przestrzeni cyfrowej.

Komunikacja między działami stała się bardziej uporządkowana i przejrzysta. Każda decyzja zarządcza zamienia się w konkretne zadania z osobami odpowiedzialnymi, terminami i historią realizacji, a kierownicy zyskali możliwość kontrolowania obciążenia zespołów i szybkiego śledzenia statusu wykonania. Zadania cykliczne i szablonowe pomogły zautomatyzować rutynowe procesy, a wspólna struktura firmy i lista pracowników znacznie uprościły komunikację wewnętrzną oraz onboarding nowych pracowników.

Jednocześnie w firmie podkreślają, że Uspacy nie jest narzędziem statycznym. Platforma stale się rozwija i zyskuje nowe możliwości, a zespół Unit B regularnie przegląda własne procesy, aby coraz pełniej wykorzystywać jej potencjał.

„Podoba mi się, że nasza współpraca z Uspacy to żywy proces, w którym nie tylko korzystamy z gotowego produktu, ale możemy też dzielić się naszym doświadczeniem, mówić o potrzebach biznesu i proponować zmiany. Szczególnie cenię to, że zespół Uspacy jest otwarty na taki dialog: jesteśmy słuchani, nasze propozycje są omawiane, a część z nich z czasem widzimy już wdrożoną w systemie. W tym czasie Uspacy stało się ważną częścią naszych procesów wewnętrznych, a my nadal znajdujemy nowe możliwości jego wykorzystania. Miło jest być nie tylko użytkownikami ukraińskiego produktu, ale w pewnym stopniu również uczestniczyć w jego rozwoju.”

Maryna Kolisetska

kierowniczka sklepu internetowego i sieci detalicznej

Mimo że Uspacy stało się już dziś integralną częścią codziennej pracy firmy, w Unit B są przekonani, że to dopiero jeden z etapów cyfrowej transformacji. Zespół pracuje już nad rozszerzeniem wykorzystania CRM, rozwojem Smart Obiektów, nowymi integracjami i automatyzacją procesów. Jak przyznają w firmie, im głębiej poznają możliwości platformy, tym więcej pojawia się pomysłów na to, jak jeszcze bardziej uprościć i usprawnić pracę.

Wdrożenie każdego systemu firmowego nie kończy się w dniu jego uruchomienia. To właśnie po przejściu na nową platformę pojawia się najwięcej pytań, rodzą się nowe pomysły na usprawnienie procesów i staje się jasne, jak szybko można znaleźć rozwiązania dla nowych potrzeb biznesowych.

„Dla mnie Uspacy to nie tylko system do raportowania, ale narzędzie, z którego korzystam codziennie. Tworzę zadania, kontroluję ich realizację i widzę rzeczywisty stan sytuacji we wszystkich obszarach bez potrzeby pytania kogokolwiek. Podoba mi się, że platforma daje przestrzeń do optymalizacji: jeśli widzę, że jakiś proces można zorganizować wygodniej — po prostu to proponuję. Uspacy stało się częścią mojego codziennego rytmu zarządzania i właśnie dlatego wierzę w dalszy rozwój tego narzędzia razem z naszym biznesem. Zresztą pojawiło się u nas nawet własne powiedzenie: nieważne, o czym rozmawiamy, prędzej czy później ktoś mówi: „Utwórz zadanie w Uspacy”.”

Petro Potaichuk

kierownik firmy

W Unit B podkreślają, że po uruchomieniu Uspacy nie zostali sami z platformą. Zespół stale współpracuje ze specjalistami Uspacy oraz partnerem integracyjnym Rubicon: korzysta z konsultacji, omawia nowe scenariusze wykorzystania, testuje pomysły i szybko rozwiązuje kwestie pojawiające się w codziennej pracy. Dzięki temu firma nie tylko utrzymuje stabilne działanie systemu, ale także stopniowo odkrywa kolejne możliwości produktu.

To właśnie takie podejście, zdaniem zespołu, buduje zaufanie. Gdy kwestie są rozwiązywane szybko, a za każdym zgłoszeniem stoją ludzie, którzy dobrze rozumieją potrzeby biznesu, platforma przestaje być tylko oprogramowaniem. Staje się narzędziem, które rozwija się razem z firmą i krok po kroku pomaga jej doskonalić własne procesy.